Время - как постоянно дефицитный ресурс в бизнесе.
Нехватка времени - завсегдатай в ответах менеджеров в исследовании ресурсов для более эффективного исполнения задач.
Я провел анализ на предмет – что компании, обычно, используют для того, чтобы хватало времени:
1. Тайм-менеджмента, где в основном расстановка приоритетов по срочности и важности.
2. Делегирование, где в основном тоже про расстановку приоритетов – какие задачи решаешь сам, а какие могут сделать подчинённые.
3. Ненормированный рабочий день, где появляется дополнительно несколько часов вечерком, приятно провести время на рабочем месте.
4. Умение работать в режиме «многозадачности» – как можно сделать больше в единицу времени.
5. И совсем немногие задумываются о том, что необходимо вводить в обиход такое понятие как – управление объемом выполняемых задач. И как сделать так, чтобы было экологично для всех (уровень удовлетворенности сотрудников рос и компания была в +).
Если по п. 1-4 более-менее понятно, то на п. 5 остановлюсь чуть подробнее.
В Agile методологии есть такое понятие – метрика: Velocity - какой объем работ может выполнить команда за определенный период времени (спринт). Я стал использовать данную методику и для традиционного менеджмента в вертикально – интегрированных компаниях. Также добавляю сюда некоторые психофизиологические особенности человека. + Смотрю на развитие компании по Спиральной Динамике и получается очень даже хорошо.
В моих консультациях вкратце, рекомендации выглядят так:
1. При еженедельных планерках каждый сотрудник имеет при себе свою еженедельную статистику (карту) – какой объем в человеко-часах тратит сотрудник в неделю на выполнение оперативных задач, проектов, встреч, резерв времени. Т.е. как распределяются еженедельные 40 рабочих часов (5 рабочих дней *8 часов в день). Это также полезно, чтобы была возможность руководителю сравнить: кто сколько тратит времени на выполнение однотипных задач.
2. При постановке новых задач сотрудники обсуждают объем данных задач (сколько часов понадобиться на выполнение данной задачи) и определяется срок выполнения, исходя их текущей загрузки. Если общее кол-во часов на выполнение всех задач превышает 40 часов в неделю, то происходит перераспределение (в т.ч. делегирование), удлиняются сроки, откладываются несрочные и неважные дела и т.д. Но нельзя выходить за рамки 40 часов. Т.к. всегда найдутся срочные и важные дела от руководства, которые можно будет сделать, оставшись на часок после официального окончания рабочего дня.:))
3. Общее кол-во задач на плановый период не более числа Миллера = 7+/-2. Очень важный показатель, т.к. если общее кол-во задач на неделю (или отчетный период) больше 7-9, то происходит либо нервный перегруз, выгорание сотрудников; либо часть задач не выполняется; либо и то и другое.
4. Одновременно выполняемые в день задачи = 1-3. Это также способствуют лучшей концентрации и эффективности сотрудников. Математически и психологически доказано, что последовательное выполнение задачи гораздо эффективнее и быстрее, чем постоянное переключение с одной задачи на другую. Поэтому количество одновременно выполняемых задачах на день не должно превышать 3-х – это максимум, что человек может держать в голове, при этом не испытывать избыточный стресс.
5. Смотрим на общую обстановку в компании по Спиральной Динамике: нижние уровни - бытовые условия и инфраструктура + общее взаимодействие (в т.ч. корпоративная культура). Это тоже крайне важно, т.к. недовольство условиями работы и отсутствие этики общения, традиций и уважения в коллективах негативно сказывается на внедрении каких-либо регламентов.
В моей практике (когда работал в найм) были случаи, когда в компании одновременно были запущены 40 проектов и в течение года лишь один был сделан на 90%, другие имели гораздо меньшие показатели, при этом все носились как «белка в колесе», перебегая с одной встречи на другую, сотрудники сидели на работе допоздна и часто работали по субботам. Конечно, в таких условиях сложно говорить про эффективные коммуникации и высокий внутренний NPS.
Кто – то скажет, что: «скажите это руководству, всё равно будут грузить по полной».
Согласен - для руководства, в этом случае, нужен коучинг, потому что ментально отказаться от неэффективной гонки, люди не могут, нужна осознанность - что предлагается сокращение кол-ва задач, одновременно идущих, в обмен на повышение кол-ва задач, выполненных в периоде времени.
Друзья, советую воспользоваться методикой и, как-нибудь, поделитесь обратной связью. Я уверен, что эффективность компании и удовлетворенность сотрудников повыситься в разы.
Кто же хочет подробно разобраться с этим, пишите в личку, записывайтесь на сессию – консультацию.
Успехов Вам!
С уважением,
Дмитрий.
